Standard téléphonique dans l'Hôtellerie (hôtel et structure hôtelière)

Hôtellerie

Dans l’hôtellerie plus qu’ailleurs, la communication téléphonique est un élément fondamental. Elle est d’abord une obligation légale. En effet, la détention d’un poste téléphonique dans chaque chambre est strictement obligatoire pour tout établissement souhaitant être répertorié comme organisme de tourisme. Mais plus encore qu’une obligation, la téléphonie est un élément charnière dans la bonne gestion d’un hôtel.

Skyweb est spécialiste dans la délivrance de solutions téléphoniques pour les professionnels. Aussi, nous vous proposons des solutions à la pointe de la technologie afin que la téléphonie ne constitue plus une source de problèmes dans la gestion de votre hôtel, mais plus encore un avantage comparatif majeur sur vos concurrents

Tous les détails

Les fonctionnalités

Le standard pour hôtels

Les points forts de la solution Skyweb :

  • Pré-décroché musical, musique d'attente
  • Option Check-in/out
  • Messagerie vocale
  • Fonction réveil et alarme
  • Room status

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Description de l'offre

Le Standard téléphonique : un élément clé dans l'hotellerie 

Le premier contact du client avec l'hôtel

La téléphonie est d’abord le premier contact que le client a avec l’hôtel. Au moment de la réservation, le client se fait une toute première idée de l’hôtel en évaluant la qualité de l’accueil téléphonique qui lui a été donné et le professionnalisme des agents. Ce moment clé implique une réponse immédiate, une qualité d’appel irrépréhensible et une prise d’informations parfaite.

Pour ce faire, le réceptionniste doit disposer des outils adéquats lui permettant de répondre parfaitement à sa tâche. Grésillements, outils de prise de réservations désuets, mauvaise communication interne sont autant de freins à la bonne prise d’informations et peuvent vous faire perdre de nombreux clients.

Une fois sur place : la communication entre le personnel et la clientèle

Une fois sur place, la téléphonie prend une place encore plus importante dans l’hôtel. Le client doit d’abord pouvoir joindre le personnel de l’hôtel sans aucune difficulté grâce à une solution intuitive et simple d’utilisation au sein de sa chambre. Rien de pire quand on est client d’un hôtel que de rencontrer des difficultés à joindre le personnel !

Par ailleurs, la communication avec les salariés de l’hôtel est un élément de différenciation majeur et qui joue profondément sur l’image de marque que renvoie votre établissement. Un standard téléphonique de qualité proposant de multiples fonctionnalités participe au façonnement d’une image solide pour votre établissement. Non seulement il ne doit pas être négligé, mais il doit même constituer un élément fort de votre stratégie commerciale.

L'importance de la communication entre les salariés de l'hôtel

Le téléphone est encore plus important en ce qui concerne la communication entre salariés. Les exigences de la clientèle imposent en effet une réactivité à toute épreuve de la part des salariés qui doivent pouvoir communiquer en permanence. Sans solution adaptée qui permette aux salariés de communiquer entre eux, même hors de leur poste, vous vous condamnez à « réparer les pots cassés » quotidiennement auprès de vos clients. En optant pour une solution moderne et fonctionnelle, vous améliorez l’expérience client, optimisez le travail des salariés de l’hôtel et réalisez des économies sur le long terme.

Pour toutes ces raisons, la communication téléphonique constitue un élément majeur du bon fonctionnement d’un hôtel que ce soit à l’accueil ou dans les chambres.

Néanmoins, nombreux sont encore les hôtels à disposer d’outils obsolètes qui constituent en eux-mêmes des entraves au bon fonctionnement de l’établissement hôtelier. 

Standard téléphonique pour hôtel : fonctionnalités spécifiques proposées par Skyweb

En réalité, il existe de très nombreuses fonctionnalités qui peuvent s’avérer utiles pour les établissements hôteliers. Chacune d’entre elles sont proposées dans la solution téléphonique de Skyweb. Parmi elles :

    Le pré-décroché musical et la musique d'attente

  • Le pré-décroché musical et la musique d'attentepermettent à vos clients de recevoir un accueil agréable. Un bon accueil téléphonique est primordial pour les entreprises. Il permet d’abord de fournir des informations au client, il le fait entrer au sein de l’atmosphère de votre entreprise, et il le rassure quant à la bonne prise en charge de son appel.

    La messagerie vocale

  • Il arrive que le standardiste de l’hôtel s'absente pour une raison ou pour une autre. Dans ce cas, l'appelant peut déposer un message que votre standardiste écoutera plus tard.

    L'option check in/check out

  • Cette option peut également s’avérer être un atout majeur pour les hôtels qui en disposent. Concrètement comment cela fonctionne et qu’est-ce que cela implique ? Si un client arrive, sa chambre est immédiatement bookée via l’interface, sa ligne téléphonique est mise à disposition immédiatement, quant à son numéro de téléphone, il est lui aussi réservé. Au moment de son départ de l’hôtel, l’interface permet de réaliser la tâche inverse tout aussi facilement. La fermeture de la réservation sur l’interface implique immédiatement la fermeture de la ligne et la fin d’attribution du numéro de téléphone. Le compte rendu des télécommunications est automatiquement généré par l’interface.

    Le Room Status

  • Autre fonctionnalité utile : le « room status ». Grâce à lui, les salariés de l’hôtel sont capables de gérer la disponibilité des chambres en une fraction de seconde, rien qu’en intégrant un code sur l’interface de gestion !

    La fonctionnalité réveil/alarme

  • La fonctionnalité réveil/alarme constitue également une fonctionnalité intéressante. Les clients de votre hôtel peuvent programmer eux-mêmes leur réveil ou le faire programmer par vos salariés. Le réveil peut s'opérer via divulgation d'un message pré-enregistré ou par l(intervention du personnel de l'hôtel.

    Attribution préalable d'un temps de communication au client

  • Il est aussi possible d’attribuer un temps de communication téléphonique au client dès son arrivée. Dès dépassement, la communication est bloquée. Et en cas de changement de chambre, les crédits alloués au client sont transférés d’une chambre à l’autre.

L’ensemble de ces fonctionnalités permettent à Skyweb de proposer l’une des solutions les plus abouties du marché. Par ailleurs, elle est particulièrement appréciée des clients hôteliers de Skyweb car jumelable avec la quasi-totalité des systèmes de gestion commerciale. 

Vous souhaitez bénéficier d'informations supplémentaires sur la solution Skyweb pour hôtel ? Contactez un conseiller commercial au 04 91 221 222