Au sein des cabinets médicaux, la communication téléphonique est souvent source de problèmes. À défaut, elle est au moins une source de préoccupation forte. En effet, la moitié des médecins disposent d’un salarié (52% en 2018), et il n’est pas toujours simple de leur faire disposer des outils adéquats au bon fonctionnement de leur activité (gestion du planning, contact avec la patientèle etc.). Des outils obsolètes amènent souvent à des erreurs de la part du personnel, si bien qu'il est nécessaire d'adopter des solutions efficaces qui assurent une qualité de service irréprochable à la patientèle.
Les solutions proposées sont souvent inefficaces
L'adoption de lignes téléphoniques classiques ...
La solution consistant à faire adopter des lignes de téléphone fixe classiques est certes envisageable. Toutefois, elle ne correspond pas du tout à la rigueur qu’impose le monde professionnel (et encore moins en ce qui concerne le médical). Ce mode de fonctionnement obsolète maximise les chances d’erreurs que ce soit au moment de la prise de rendez-vous, au moment de la confirmation ou de l’éventuelle annulation de celui-ci. Par ailleurs, pour les plus gros cabinets disposant de plusieurs employés, l’absence de plateforme de gestion centralisée fait perdre beaucoup de temps et d’énergie aux salariés.
L'externalisation vers un centre d'appel ...
Une autre solution consiste à confier la gestion de l’activité quotidienne à un centre d’appel. Si cette solution peut s’avérer intéressante à première vue, elle soulève néanmoins de nombreux inconvénients. En effet, elle est d’abord coûteuse pour le cabinet. Chaque mois, les frais engendrés par cette externalisation constituent un poids financier lourd à supporter pour de nombreux médecins. De plus, l’externalisation ne permet aucune souplesse dans la gestion des affaires courantes, ralentit la communication et supprime toute réactivité de gestion.
La Solution de communications unifiées proposée par Skyweb
Face aux difficultés engendrées par ces deux dernières solutions, de très nombreux médecins et cabinets médicaux décident d’opter pour des solutions de communications unifiérs comme celle proposée par Skyweb. Celle-ci favorise la communication des salariés avec la patientèle mais aussi des salariés entre eux. Elle permet une réduction des charges sur le long terme, une amélioration de l’expérience du patient, et facilite largement la gestion de l’activité quotidienne en fluidifiant la communication.
Avec la solution Skyweb, vous bénéficiez :
- d’un interlocuteur unique pour toutes vos problématiques réseaux;
- d’une facture unique pour vos abonnements et votre matériel;
- d’un budget télécom maîtrisé;
- d’une installation largement facilitée par rapport à la concurrence;
- d'un secrétariat médical réactif et disponible;
La solution de téléphonie Skyweb offre toutes les fonctionnalités d’un standard classique : renvoi d’appels, annuaires partagés, double appel, file d’attente, messages audio, supervision... sans subir le coût d’installation et les frais de maintenance d’un standard physique. Elle propose par ailleurs de nombreuses autres fonctionnalités qui faciliteront largement la gestion de l'activité quotidienne pour vos salariés.
Vos assistants disposent par exemple d'une gestion des appels simplifiée. De nombreuses fonctionnalités permettent d'adapter la solution à votre activité quotidienne, à la taille de votre cabinet et à la fréquence de vos contacts téléphoniques. L'interface est extrêmement simple à configurer. Les téléphones sont branchés comme un périphérique informatique via un cable ethernet.
Vous branchez autant de ligne que vous souhaitez, en fonction de la taille de votre cabinet. Ainsi, vos salariés sont joignables à tout moment. Grâce au système de prédécroché, vous pouvez gérer plusieurs appels simultanément. La messagerie d'accueil est personnalisée et favorise la fidélisation de votre patientèle, en leur donnant un message accueillant et informatif quant aux horaires d'ouverture du cabinet par exemple. De plus, pendant les périodes de fermeture du cabinet, vous bénéficiez d'un système de consultation des messages à distance. Les messages vocaux sont en effet envoyés sous forme de fichiers audio directement à l'adresse mail que vous aurez indiquée.
Concernant les appels sortants, vous bénéficiez du tout illimité vers les numéros géographiques. Vous disposez également de la possibilité de bloquer les appels vers l'international ou encore vers les numéros spéciaux ou surtaxés. En fin de mois, un récapitulatif de communication vous est envoyé, vous présentant le détail des communications.
Une solution parfaite pour les médecins de garde
Les médecins de garde doivent pouvoir assurer une permanence au-delà des heures de fonctionnement habituel du cabinet médical. Répondre aux soins de façon permanente est en effet une véritable mission de service public et impose la disponibilité du médecin.
Grâce à la solution proposée par Skyweb, vous restez disponiblie à n'importe quelle heure du jour et de la nuit et pouvez répondre à toute urgence. Les appels sont transférés directement depuis votre poste fixe du cabinet médical vers votre téléphone portable professionnel, et vous n'éprouvez donc aucune difficulté en termes de renvoi d'appels.
Pour en savoir plus sur notre offre de standard téléphonique pour médecins et cabinets médicaux, contactez les équipes de Skyweb en composant le 04 91 221 222.
